14 de outubro de 2006

Mais tempo só para você. Plano pé no chão para fazer o dobro na metade do tempo

(Os especialistas garantem: existem, sim, maneiras de dar conta de mil e uma tarefas e ainda reservar algumas horas para dedicar só a você. "Basta assumir o comando sobre elas", observa Paulo Kretly, presidente da Franklin Covey do Brasil, consultoria especializada em gerenciamento de atividades e produtividade pessoal.

Segundo a consultora Rosane Moskalewski, coordenadora do programa de qualidade de vida da ONG Brahma Kumaris, que inclui cursos de administração do tempo, a primeira lição é definir o que considera o seu papel primordial, depois é equilibrar os demais com ele.
Priorizar, organizar são as palavras-chave deste plano salvador. Na primeira e principal parte dele, tratamos das medidas gerais. Em seguida, propomos pequenas atitudes para você adotar no trabalho e em casa.
Pra começar, aprenda a planejar:

No mar, como na terra, não ter um plano é navegar à deriva. Para tomar o leme de sua vida, convém traçar um roteiro de navegação cuidadoso. Isso significa estabelecer prioridades - decidir o que fazer agora e o que pode ficar para mais tarde. Essa é a parte mais difícil. À primeira vista, tudo parece fundamental, certo? Calma lá! A solução do impasse pode estar no método dos quadrantes, proposto pelo americano Stephan Covey no livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes (Best Seller).

No primeiro quadrante, o da necessidade, ele sugere que coloquemos as atividades consideradas urgentes e importantes. Aí cabem ações como pagar uma conta que está vencendo, correr à escola para socorrer o filho que caiu ou finalizar um relatório cujo prazo de entrega estabelecido pelo chefe esteja vencendo.

O segundo quadrante engloba o que é importante, mas não urgente. Nele devemos concentrar as tarefas fundamentais para que nossa vida ande nos eixos - em questões relacionadas à saúde, profissão, finanças, relacionamentos e evolução pessoal. Entram nesse grupo a conversa com a coordenadora pedagógica na escola dos filhos, a reunião para discutir um novo projeto na empresa ou a consulta de rotina com o médico ou o dentista.

O terceiro quadrante, o do engano, reúne coisas que são urgentes, mas sem importância. A princípio, o toque de um celular ou do telefone é algo que requer atenção imediata, pois logo imaginamos que do outro lado da linha pode haver uma emergência. Quando atendemos, porém, na maioria das vezes percebemos que se trata de um assunto trivial, que pode muito bem ser deixado para depois.

Por fim, o quadrante quatro agrupa aquilo que não é importante nem urgente. Ficar horas pendurada ao telefone numa fofoca sem fim é um bom exemplo desse desperdício de tempo...
Estabelecido o ranking, chega a hora do planejamento...

No domingo à noite ou segunda-feira logo pela manhã, gaste 30 minutos listando as atividades primordiais que terá durante a semana. Ao final do expediente, reserve de cinco a 15 minutos para estabelecer a programação do dia seguinte. Seguindo esse planejamento, é possível economizar uma hora por dia. Mas, preste atenção, você não irá muito longe, se resolver trapacear seu plano. Portanto, ao organizar a agenda, inclua somente as obrigações que tem certeza de poder cumprir. Faça uma conta simples: assinale quanto tempo estima gastar com cada uma e multiplique por dois. Isso dará uma folga caso surja algum imprevisto.

Para aprender a fazer estimativas mais realistas, escreva o que faz todos os dias durante uma semana, informando o tempo que consumiu em cada atividade, inclusive contando intervalos e interrupções. O que fazer com o que sobra? A clareza sobre seus objetivos de vida a ajudará a delegar as tarefas menos prioritárias que não cabem em sua agenda.

Outra dica preciosa: faça render o trabalho.
Algumas pessoas têm maior gás pela manhã, outras à tarde. Seja qual for o seu caso, concentre os trabalhos que exigem maior energia ou atividade cerebral no período em você se sente mais disposto e reserve os serviços de rotina para horários menos produtivos.

Juntar tarefas semelhantes é um artifício que ajuda. Procure, então, guardar papéis diversos em uma só pasta, deixando para arquivá-los uma única vez ao dia. Vai ao banco? Veja se há mais alguma coisa para fazer nas proximidades. Economizando aqui e ali em pequenas coisas, você terá tempo livre para as mais importantes. Fique de olho também em alguns predadores de tempo. E-mails, por exemplo.

Gerenciar com sabedoria sua caixa de entrada faz toda a diferença. Em vez de abrir as mensagens tão logo pipoquem, verifique-as apenas no começo ou no final do dia. E mais, delete-as assim que consiga solucionar a questão ou promova uma grande faxina pelo menos uma vez por mês. Dessa forma, sua caixa postal acaba sendo uma ferramenta interessante de controle de realizações: o que permanece aguarda providências. Reuniões intermináveis e improdutivas são outro ponto de estrangulamento de tempo. Preparar, na véspera, um roteiro do que deve ser discutido ajuda a manter a objetividade das discussões.

Escolher um horário estratégico também. Se o encontro for próximo da hora do almoço ou lá pelas 16 horas de uma sexta-feira, os participantes provavelmente vão manter o foco - para não comprometer o lazer.

Outros predadores do tempo: um telefone que toca ou o colega que chama para colocar a conversa em dia... Essas interrupções atrapalham. Nesses casos, procure deixar que as ligações caiam na caixa postal e responda aos recados somente quando concluir aquela missão importante. Também não passará por antipática se adiar a conversa com o colega para a hora do cafezinho ou do almoço...

(Iracy Paulina ? revista Cláudia, nov.2005)

Belas dicas...aproveitem...

feriadão, gelada...eba

beijos

dr x

Um comentário:

**C@tuli-> disse...

Olá!
Na verdade tudo é uma questão de prioridades: definir quais são elas com organização e planejamento.
Mas não é todo mundo que tem essa capacidade, porém, sempre é possível aprender!
Beijos e bom sabadão!